Arbetsgivarens ansvar för hemmakontoret – här är arbetsmiljöfrågorna att ha koll på
Hybrida arbetsplatser, hemmakontor och distansarbete. Allt fler anställda jobbar idag hemifrån i varierande grad. Det medför i sin tur nya arbetsmiljöfrågor att ha koll på för dig som arbetsgivare.
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön även när en anställd jobba hemifrån. Det regleras både i arbetsmiljölagen och i Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Samtidigt har den anställda en skyldighet att meddela arbetsgivaren om det är något i arbetsmiljön som inte funkar.
Arbetsmiljöansvarets tre delar
Som arbetsgivare ska du enligt Arbetsmiljölagen vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det här ansvaret gäller även för distansarbete. Arbetsmiljöansvaret delas upp i tre delar;
den fysiska arbetsmiljön (ergonomi och utrustning som till exempel stol, bord och dator)
den organisatoriska arbetsmiljön (vilka krav som ställs på medarbetaren, vilka resurser och befogenheter hen har)
den sociala arbetsmiljön (samarbete och stöd från chefer och kollegor)
Förebyggande ansvar för arbetsmiljön vid distansarbete
Först och främst gäller det att ha koll på det systematiska arbetsmiljöarbetet, något som faktiskt blir ännu viktigare när fler av dina medarbetare jobbar på distans. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår bland annat undersökningar, riskbedömningar, åtgärder och handlingsplaner.
När din organisation övergår till en hybrid arbetsplats, eller erbjuder möjlighet till hemarbete i större utsträckning, ska du som arbetsgivare se över och uppdatera de arbetsmiljödokument ni redan har. Dokumenten behöver innehålla tydliga riktlinjer och handlingsplaner för distansarbete. Ni bör också göra en riskbedömning. Något som görs bäst i samverkan med ansvarig chef och skyddsombud.
Min Byrå stöttar små- och medelstora företag i hela Jämtland i deras HR-arbete. Vi hjälper gärna dig och ditt företag att bli en bra hybrid arbetsplats. Kontakta oss här.
Checklista för arbetsmiljön vid distansarbete
Att ha en checklista med specifika punkter för distansarbete är ett bra sätt att säkerställa att ni inte missar något viktigt när övergången till hybridkontor (eller distansarbete för vissa medarbetare) genomförs.
Checklistor för arbetsmiljön vid distansarbete är dessutom ett utmärkt stöd för att jobba med det systematiska arbetsmiljöarbetet. De hjälper till vid genomförandet av “digitala skyddsronder” för enskilda medarbetare, samt för att kunna undersöka arbetsförhållandena för hela arbetsgrupper och verksamheter.
Detta får du lära dig i checklistan
Hur ni kan arbeta med företagskultur och VI-känslan även när ni inte är i samma rum, vad som krävs i ledarskapet och risker ni kan behöva diskutera.
Arbetsgivaren ska informera om risker med distansarbete
Som arbetsgivare är du skyldig att säkerställa att dina anställda har tillräckligt med information om riskerna med hemarbete. Du är även skyldig att arbeta förebyggande med ohälsa och olycksfall kopplat till distansarbete. Det kan till exempel handla om att dina medarbetare ska ha kunskap om lämpliga arbetsställningar och arbetsrörelser, hur de ska använda den tekniska utrustningen och programvaror som används för hemarbete, samt känna till vanliga tecken på överbelastning av leder och muskler.
Det är också viktigt att informera om vikten av återhämtning, att ta pauser i arbetet och att sätta gränser mellan arbete och fritid, något som många upplever är svårare vid distansarbete.
Ett bra sätt att arbeta förebyggande med arbetsmiljöfrågor på en hybrid arbetsplats och distansarbete är att ha regelbundna avstämningar och fråga medarbetarna hur de mår, samt att genomföra återkommande medarbetarundersökningar.
Arbetsgivarens ansvar för den fysiska arbetsmiljön på hemmakontoret
Som arbetsgivare ska du säkerställa att att dina medarbetare har den utrustning och den struktur som krävs för att kunna arbeta i hemmet eller på distans. Det kan till exempel handla om utrustning som skrivbord, kontorsstol, dator och belysning.
Kraven på dig som arbetsgivare för den fysiska arbetsmiljön på hemmakontoret ökar ju längre tid en medarbetare ska arbeta hemifrån, speciellt om det är på ditt initiativ.
Här hittar du tips och råd för hur dina anställda kan skapa en bra arbetsmiljö hemma
Arbetsgivarens ansvar för den organisatoriska arbetsmiljön vid distansarbete
De organisatoriska delarna inom arbetsmiljön handlar om de villkor och förutsättningar för arbetet som påverkas av ledning och styrning, exempelvis kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, krav, resurser och ansvar.
Här gäller det att ni ser över exempelvis hur kommunikation och information ska fungera när delar av personalen jobbar hemifrån. Har ni de informationsvägar som behövs för att säkerställa att alla nås av viktig information? Hur påverkas arbetsbelastningen och har medarbetarna rätt resurser för att kunna utföra sitt arbete på distans?
Som arbetsgivare är det bra att sätta en mötesstruktur som tar hänsyn till att vissa medarbetare deltar på plats och vissa digitalt, med tydliga riktlinjer för hur mötena ska gå till. Var också uppmärksam på hur mycket möten det blir, medarbetarna behöver också tid för att utföra sitt arbete.
Arbetsgivaren ansvar för den sociala arbetsmiljön vid hemarbete
Den sociala arbetsmiljön handlar om socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor. När medarbetare inte längre träffas på kontoret på samma sätt minskar såklart den sociala interaktionen. Som chef är det därför extra viktigt att jobba med teamkänsla och företagskultur även på distans. Det kan man göra genom att boka in fler sociala möten som till exempel digitala fikastunder och hitta digitala aktiviteter som är sociala.
Som arbetsgivare bör du ha täta avstämningar med medarbetarna kring hur de mår. Ett tips är att undvika allmänna frågor, att var specifik och mer konkret ger oftast bättre svar, exempelvis: hur är det för dig att jobba hemma? Kan du sätta gränser mellan arbete och privatliv? Kommer du ut något och rör på dig?
Medarbetarens ansvar för arbetsmiljön vid hemarbete
Arbetsmiljölagen slår fast att arbetsgivaren och de anställda ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö.
Det samarbetet blir extra viktigt när medarbetaren arbetar hemma eftersom arbetsgivares möjlighet att se, hantera och åtgärda arbetsmiljöproblem blir begränsat. En arbetsgivare har inte rätt att knacka på hemma hos sina anställda för att kontrollera arbetsmiljön.
Anställda ska aktivt delta i arbetsmiljöarbetet genom att uppmärksamma risker i arbetsmiljön och kommunicera dem till sin närmsta chef eller skyddsombud. Är det något som inte funkar med distansarbetet är alltså medarbetarna skyldiga att berätta.
